当日の受付オペレーション¶
イベント当日、会場で参加者を受け付ける（チェックイン）ための運用方法を説明します。
受付の基本フロー¶
- 受付スタッフが 受付端末（PC）にてチェックイン用の管理画面を開きます
- 受付スタッフがYOUTRUSTスマートフォンアプリを起動し、開催するイベント詳細画面の「受付用二次コードをスキャン」ボタンをタップします
- 来場した参加者から 二次元コードを提示してもらいます
- 二次元コードをアプリでスキャンします
- PC、チェックイン用の管理画面での参加者の状態が「参加済み」に更新されます
チェックイン画面の準備¶
事前に以下を準備しておくとスムーズです。
- 受付端末（PC）にログインしておく
注意
チェックイン用の管理画面はスマートフォン・タブレットからはアクセスできません。PC での操作が必要です。
- 通信環境を確認する
- スタッフ全員でチェックイン画面の使い方を共有する
ヒント
複数のスタッフで並行して受付することも可能です。同時にスキャンしても重複チェックインは発生しません。
二次元コードの読み取り¶
受付端末で 二次元コードをカメラスキャンすると、参加者情報と申し込み内容が表示されます。
- 該当の申し込みであれば「チェックイン」を確定
- 申し込みが見つからない場合や状態が不正な場合はエラー表示されます
エラー時の対応¶
| エラー | 原因 | 対応 |
|---|---|---|
| 申込が見つからない | 別イベント / 申込未完了の 2次元コード | 参加者に申し込み済みイベント一覧を確認してもらう |
| 既にチェックイン済み | 同じ 2次元コード で 2 度目のスキャン | 重複チェックインは不要。必要に応じて状況確認 |
| キャンセル済み | 参加者本人がキャンセル済み | 当日参加可能か個別判断 |
| 落選 | 抽選の結果、落選となった方の 2次元コード | 参加いただけない旨をご案内ください |
複数日程イベントの受付¶
複数日程のイベントでは、日程ごとに別々の 2次元コード が発行されます。スキャン時は当日の日程に対応した 2次元コード を読み取ってください。
オンライン参加者のチェックイン¶
オンライン形式の参加者は、各自のアプリ操作でセルフチェックインを行います。会場側での操作は不要です。
ハイブリッドイベントの場合は、会場参加者のみ 2次元コード でのチェックインを行います。
受付状況の確認¶
管理画面「応募者管理」にて、リアルタイムにチェックイン済みの人数・未到着の人数を確認できます。
参加者への注意点¶
参加者には事前に以下を案内しておくと当日の受付がスムーズです。
- アプリで 二次元コードを表示する方法
- アプリ未インストールの場合は、申し込み完了メールに 二次元コードが記載されているため、そのメールを提示してもらう
- 会場周辺の電波状況に備えて事前に画面を表示しておく
- 受付の所要時間や混雑する時間帯